Comment déléguer en construisant une relation de confiance avec son collaborateur et en évitant les frustrations ?

Si vous lisez cet article, c’est que vous avez déjà parcouru un bon bout de chemin :

Vous avez accepté l’idée que ce que vous faites peut être fait par quelqu’un d’autre.

C’est le signe que vous êtes prêt à donner à votre projet une nouvelle dimension. Et pour ça, vous pouvez déjà vous féliciter !

Etre prêt à confier une partie de ses activités, c’est une chose.

Savoir comment le faire pour que cela se passe au mieux en est une autre !

Dans cet article, je vous partage 3 clés pour bien débuter la délégation.

Commencer par partager à votre collaborateur les éléments essentiels de votre projet, le pourquoi !

Lorsque démarre une nouvelle collaboration, il est important que votre collaborateur dispose d’une bonne connaissance du contexte du projet pour lequel il va travailler.

J’entends ici par collaborateur toute personne à qui vous avez décidé de confier une activité indépendamment de la relation de travail qui vous unit : employé, freelance, stagiaire, volontaire voire même collègue. A noter toutefois que je distingue le collaborateur de l’associé qui est, quant à lui, la personne avec qui vous construisez la stratégie de votre projet.

“Pas de liberté, sans cadre bien installé !”

Lorsque vous avez décidé de lancer votre projet, vous l’avez fait en ayant une vision qui rend celui-ci unique. Vous avez défini la mission qui traduit le pourquoi, la raison d’être de ce projet, ce que, au travers de celui-ci vous voulez apporter comme valeur ajoutée, comme changement positif pour les bénéficiaires de votre activité.

Vous avez également certainement des valeurs fortes qui vous animent et qui transparaissent dans vos services.

Si vous voulez gagner du temps dans la construction de la relation de confiance avec votre collaborateur, il est essentiel que vous puissiez lui partager, dès le début de la collaboration, ces éléments-clés.

Il disposera ainsi d’une meilleure compréhension du contexte dans lequel il va collaborer.

Si vous n’avez pas une définition claire de ces éléments et la capacité de les exprimer, je ne peux que vous conseiller de vous y atteler rapidement car il sera difficile d’embarquer quelqu’un avec vous sans ces fondamentaux.

Confier une mission claire et précise

Votre collaborateur a désormais une compréhension globale de votre activité. Il sait dans quelle direction vous allez, à qui vous vous adressez et la valeur ajoutée que vous voulez apporter.

Il est temps de passer au concret : lui confier sa première mission.

Confier une mission est, en soi, une véritable compétence qu’il va vous falloir acquérir.

Au début, je vous conseille de prendre quelques minutes avant de voir votre collaborateur et de clarifier les éléments suivants :

  • Expliquez le contexte de la mission : en quelques mots, expliquez les éléments essentiels de la mission.
  • Définissez le périmètre de la mission : ce que la mission comprend / ce que la mission ne comprend pas
  • Fixer une date précise pour la fin de la mission. Attention : mi-janvier n’est pas une date précise. Précisez le jour exact. Et si la mission doit être réalisée dans la journée, précisez l’heure à laquelle vous attendez le délivrable.
  • Identifiez le délivrable : le délivrable est ce qui matérialise le résultat de la mission.
  • Identifiez les 3 critères qualité les plus importants à vos yeux : lorsque l’on confie un travail à quelqu’un d’autre, il importe de savoir sur quoi on va évaluer son travail. Inutile de démarrer avec plus que 3 critères qualité. Vous rendriez l’objectif inatteignable. Concentrez-vous sur l’essentiel et lâcher le reste.
  • Assurez-vous que la mission à ce stade est comprise.
  • Identifiez quand et comment votre collaborateur peut vous contacter si il est bloqué dans la réalisation de la mission

Illustration : Vous décidez de confier à Claude, assistant administratif, la mission de gérer votre dossier de demande de chèques-entreprise.

  • Expliquez le contexte de la mission : “Claude, nous avons l’opportunité de pouvoir bénéficier de chèques-entreprise. L’aide dont nous bénéficierons grâce à l’introduction de ce dossier va nous permettre d’avoir accès à un espace de coworking où nous pourrons désormais organiser ensemble nos prochaines réunions plutôt que dans le café du coin.
  • Définissez le périmètre de la mission : Ce que comprend la mission : “Je souhaite que tu prennes en charge les formalités administratives pour l’introduction du dossier auprès de la Région wallonne.” Ce que la mission ne comprend pas : “Une fois celui-ci introduit et le moment venu, tu ne dois pas t’occuper du paiement. Il te suffira de demander à notre comptable de l’effectuer.
  • Fixer une date précise pour la fin de la mission. “Je souhaite que ce dossier soit introduit pour le 31 janvier 2020.
  • Identifiez le délivrable : “A cette date, j’aimerais que le dossier soit complet et introduit auprès de l’organisme compétent.
  • Identifiez les 3 critères qualité les plus importants à vos yeux :
    • 1. Le dossier doit être complet
    • 2. Le dossier doit être introduit dans les délais
    • 3. J’attache beaucoup d’importance à l’orthographe. Le dossier doit être sans faute.
  • Assurez-vous que la mission à ce stade est comprise : “Est-ce que jusqu’ici tu as des questions ?”
  • Identifiez quand et comment votre collaborateur peut vous contacter si il est bloqué dans la réalisation de la mission : “Si tu as la moindre question qui interviendrait en cours de mission ou des documents à signer, je t’invite à me contacter par mail.

Les premières fois, faites-le par écrit, juste avec quelques mots clé.

“Le passage du mental à l’écrit est un trajet clarificateur.”

Fabien Delahaut

Ce travail va vous aider à apporter de la clarté par rapport à vos attentes et vous donnerez ainsi de meilleures chances à votre collaborateur d’y répondre.

Réfléchir à ces différents éléments vous permet de construire un objectif SMART pour votre collaborateur.

Petit à petit, vous aurez de moins en moins besoin de donner toutes ces informations car votre collaborateur aura appris à connaître vos exigences.

Donner et recevoir du feedback

En définissant de la manière la plus claire la mission confiée, vous créez déjà un contexte favorable à la réussite de celle-ci.

Une fois la mission terminée, votre travail, lui ne l’est pas !

C’est le moment de donner du feedback à votre collaborateur.

Apprenez à donner systématiquement du feedback :

  • quand le résultat n’est pas au rendez-vous
  • mais aussi quand votre collaborateur a répondu à toutes vos attentes.

Pour cela, je vous partage un outil découvert lors d’une de mes dernières formations : le feedback sandwich.

Prenez un moment avec votre collaborateur pour faire le point sur la mission.

Etape 1 : énoncez un élément dont vous êtes satisfait (c’est le pain)

Etape 2 : énoncez un élément sur lequel vous aimeriez qu’il y ait une amélioration pour la prochaine mission (c’est la sauce piquante)

Etape 3 : terminez par un élément positif que vous avez apprécié dans son travail. (on emballe tout ça dans une deuxième tranche de pain)

délégation

Il est aussi important de savoir donner que de savoir recevoir.

Alors, je vous invite également à donner la parole à votre collaborateur en lui demandant si, de son côté, il a identifié des éléments qui lui auraient permis de faciliter la réalisation de sa mission.

“Seek first to understand”

Stephen Covey

Quand il vous répond, votre rôle alors n’est pas de l’écouter pour lui répondre mais de l’écouter pour comprendre.

Cette phase de feedback est essentielle car elle va permettre à chacun d’apprendre les attentes et les besoins respectifs. Ne vous en privez pas !

***

En conclusion, déléguer est peut-être un nouveau job pour vous.

Cela nécessite d’être prêt à ne plus exercer, pendant un temps, votre métier de base, vous sortez de l’opérationnel. C’est aussi un apprentissage pour vous.

Au début, cela vous prendra autant de temps, et peut-être même plus que si vous le faisiez vous-même.

C’est normal ! Mais avec de l’entraînement et la relation de confiance s’installant, c’est un investissement qui en vaut vraiment la peine.

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